Op dit moment is er geen wettelijke bewaartermijn voor de TLV-beschikkingen die worden afgegeven door de samenwerkingsverbanden (WPO, art. 40, WVO art. 17a). De afgifte van een TLV-beschikking is een ‘taak van openbaar gezag’ onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag en valt onder de Archiefwet. Na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in 2023 wordt het mogelijk voor samenwerkingsverbanden om een bewaartermijn vast te stellen zonder al te veel administratieve lasten.
Landelijk bewaartermijn vaststellen
Nu zijn schoolbesturen en samenwerkingsverbanden zelf verplicht om een lijst met bewaartermijnen op te stellen, een zogeheten selectielijst. De vernieuwde archiefwet maakt het mogelijk dat de PO-Raad en de VO-raad een selectielijst opstelt die geldt voor de gehele sector inclusief de samenwerkingsverbanden. Er zijn dan geen machtigingen meer nodig van ieder samenwerkingsverband of schoolbestuur. Zij mogen individueel wel een afwijkende selectielijst opstellen.
Namens de samenwerkingsverbanden zijn het Netwerk LPO en de Sectorraad samenwerkingsverbanden VO betrokken bij de totstandkoming van de selectielijst voor het funderend onderwijs.
Advies bewaartermijn
Het voornemen is om via de selectielijst van de PO-Raad en VO-raad een bewaartermijn van 7 jaar voor de TLV-beschikking vast te stellen, dit in verband met de bekostigingsinformatie die ook 7 jaar bewaard dient te worden. Tot het zover is mogen samenwerkingsverbanden geen documenten vernietigen die onder de Archiefwet vallen, m.a.w. de TLV-beschikkingen. Bewaar de TLV-beschikking bij voorkeur op een goed beveiligde locatie, waar alleen een selecte groep medewerkers toegang tot heeft. Overige informatie en stukken met betrekking tot het TLV-dossier vallen niet onder de Archiefwet en moeten volgens de AVG en specifieke sectorwetgeving niet langer bewaard worden dan nodig. Zo zijn samenwerkingsverbanden verplicht om gezondheidsgegevens na 3 jaar te vernietigen. Het advies is om gezondheidsinformatie niet in de TLV-beschikking zelf op te nemen, maar in een apart document. Eventueel kan in de beschikking verwezen worden naar dit document (zoals het deskundigen advies). Het is namelijk niet mogelijk noch praktisch om twee bewaartermijnen toe te passen op één document.
>
Zie ook ‘de bewaartermijn van de TLV: hoe zit het nu precies?’
> Meer informatie over bewaartermijnen vindt u op passendonderwijsenprivacy.nl.
Meer weten?
Meer informatie over de Archiefwet vind je op de website van de PO-Raad.